Zevende vergadering:

Nijkerk, 17 januari 2021 

Notulen

Stichting  Christians For Children 

 

Aanwezig: 

Jonathan Floor, penningmeester 

Martijn Schoonhoven, voorzitter 

Ayla van der Pols, secretaris 

Oprichters stichting Nehemia 

 

Opening 

De opening wordt geleid door de voorzitter, dankzij de flexibiliteit van de Medialoods kunnen we weer in Nijkerk vergaderen. 

Bij de vergadering zijn de oprichters van stichting Nehemia (verder: Nehemia) aangeschoven om te praten over een eventuele samenwerking. 

In de komende maand wordt er contact opgenomen met de notaris uit Lelystad om alle officiele documenten op orde te maken om Nehemia een dochter organisatie te maken van de Christians for Children (verder: C4C). Hierdoor kunnen beide stichtingen gebruik maken van dezelfde ANBI status. 

 

Vaststellen van de agenda. 

Agendapunten worden uitgesteld tot het einde van de vergadering om plaats te maken voor een overleg over de samenwerking voor beide stichtingen. 

De actiepunten worden bij de notulen besproken. 

De agenda is voor de rest goedgekeurd. 

 

Vaststellen notulen 8 november 2020. 

De notulen zijn goedgekeurd. 

 

Ingekomen stukken 

• Jaarverslag van de stichting 

 

Vergaderpunten 

• Verdere financiële hulp naar Kenia 

We zullen de stichting in Kenia tot juni/juli 2021 steunen met een financiële bijdrage.  

Er wordt in mei 2021 opnieuw gekeken of de contacten in Kenia hun werkzaamheden weer kunnen oppakken of dat er nog verdere extra financiële steun nodig is. 

Ook is het verzoek aan de stichting in Kenia om bonnetjes te leveren van hun gekochte producten. Zo is het voor de financiële administratie duidelijk wat er aan kosten gemaakt en nodig zijn qua eten en drinken. 

• Nieuwe actiepunten 

• Penningmeester 

• Bonnetjes vragen aan de contacten in Kenia. 

• Jaarverslag doorlezen en eventueel aanpassen. 

• Financieel jaarverslag afronden. 

• Promofilmpje maken. 

• Visitekaartjes regelen. 

• Voorzitter. 

• Contact zoeken met de notaris in Lelystad in verband met de ANBI status 

• Secretaris. 

• Beleidsplan en statuten sturen naar contact Nehemia. 

• Jaarverslag doorlezen en eventueel aanpassen. 

• Plan van Aanpak komend half/gehele jaar. 

• Het mogelijk maken van het promoten van de stichting. 

• Het plan van samenwerking met Nehemia uitwerken. 

• Werven van meer naamsbekendheid. 

• Meer maandelijkse sponsoren, door meer promotie C4C 

 

Vaststellen volgende vergadering 

De volgende vergadering zal plaatsvinden op 14 maart 2021. 

De locatie is de Medialoods in Nijkerk. 

 

Afsluiting 

​

Achtste Vergadering:

Nijkerk, 25 April 2021 

Notulen Stichting  

Christians For Children 

Aanwezig: 

Jonathan Floor, penningmeester  

Martijn Schoonhoven, voorzitter  

Ayla van der Pols, secretaris  

 

Opening 

De opening wordt geleid door de voorzitter met een welkom. 

 

Vaststellen van de agenda. 

De agenda is  goedgekeurd, inclusief de op het laatst toegevoegde punten. 

 

Vaststellen notulen 14 maart  2021. 

De notulen zijn gecontroleerd en goedgekeurd. 

 

Ingekomen stukken 

• Mail communicatie met project Nehemia 

• Statuten Nehemia. 

Mededelingen. 

• De penningmeester zal vanaf mei 2021 een dag minder in loondienst zijn om hiermee meer tijd te investeren in de stichting. 

• Er is een leuke gift ontvangen vanuit de kerk. 

• De aanvraag bij Mollie wordt vanwege de drukte voorlopig niet in behandeling genomen.dat betekend dat er voorlopig nog geen QRcode is. 

• De voorzitter is in mei een week offline. 

Vergaderpunten. 

• Samenwerking met project Nehemia. 

• Vrijwillige bijdrage. 

Als bestuur kunnen we afstand doen van onze vrijwillige bijdrage. Omdat we niets ontvangen vanuit de stichting is dit een leuke meevaller bij de belastingaangiften. 

Voor het komend jaar is het goed even bij te houden hoeveel tijd we in de stichting stoppen 

Bespreken van de actiepunten. 

• Alle actiepunten worden in een apart document aan alle deelnemers van de vergadering gestuurd. 

• De actiepunten met betrekking tot project Nehemia staan even in de wacht. 

• Het actiepunt met betrekking tot de bonnetjes vanuit Kenia: bepaalde grondstoffen worden direct van de boerderij gekocht en daar zijn geen bonnetjes van.  

• Vanaf de meivakantie gaan de organisaties en scholen weer meer open, wat zijn onze plannen? 

• De penningmeester maakt draaiboeken met plannen voor sponsoracties. 

• Voorzitter neemt contact op met een voortgezet onderwijs school bij hem in de buurt. 

• Bedrijven en organisaties een presentje geven als dank voor hun donatie. 

• De plannen die we hebben werken we uit en we kijken wat we nog meer kunnen verzinnen. 

​

Vaststellen volgende vergadering 

De volgende vergadering zal op 13 juni 2021 plaatsvinden. 

Afsluiting 

​

Negende Vergadering:

Nijkerk, 13 Juni 2021 

Notulen Stichting  

Christians For Children 

​

Aanwezig: 

Jonathan Floor, penningmeester  

Martijn Schoonhoven, voorzitter  

Ayla van der Pols, secretaris  

 

Opening 

De opening wordt geleid door de voorzitter met een welkom. 

 

Vaststellen van de agenda. 

De agenda is  goedgekeurd. 

Meteen wordt het punt op de agenda van de secretaris besproken. 

Haar mededeling is dat zij zich niet op een actieve rol op de voorgrond zal begeven maar echt alleen zich op de achtergrond zal bezighouden met haar taken als secretaris. 

Hierbij komt ook haar advies, om net als veel stichtingen, niet als bestuur de fondsenwervingen en sponsoracties acties op ons te nemen, maar om vrijwilligers te vinden die hierbij kunnen helpen. 

 

Vaststellen notulen 25 april  2021. 

De notulen zijn gecontroleerd en goedgekeurd. 

 

Ingekomen stukken 

• Statuten Project Nehemia. 

Deze zullen door de secretaris worden behouden in het archief voor eventuele acties in de toekomst. 

• Mailcontact project Nehemia. 

Deze zullen eveneens opgeslagen worden. 

Mededelingen. 

• Mededeling secretaris. 

Is reeds besproken bij het vaststellen van de agenda. 

• terugkoppeling geven over cadeautjes voor sponsors en eventueel bedrijven. 

Penningmeester gaat dit punt oppakken na zijn reis naar Kenia. Dit zal een lopend actiepunt zijn die het komend half jaar wordt uitgewerkt. 

• kleding Goalball naar Kenia via social media. 

De kleding zal door de penningmeester meegenomen worden naar het tehuis in Kenia. Het verzoek van Goalball is dit ook met de aanwezigheid van leden van de stichting hier een persbericht op social media te kunnen verspreiden. Dit zal worden opgepakt door de voorzitter en penningmeester. 

​

Vergaderpunten. ​

 

• Extra bankrekening, wat gaan we daar mee doen? 

Deze is inmiddels opgezegd door de penningmeester. 

• Apparatuur bedrukking. 

Dit wordt voorlopig stopgezet i.v.m. de hoge oplopende kosten. Mochten in de toekomst hier de financiën ruimschoots voor aanwezig zijn, kan dit weer worden opgepakt. 

Ook is het nodig te kijken of hier de energie en tijd voor is om naast alle sponsoraties op te pakken en draaiende te houden. 

Wellicht kan hier met een vrijwilliger aan gewerkt worden. 

• Sponsorplan doornemen (gemaakt door Jonathan). 

Plan is besproken en hierbij is duidelijk dat hiervoor ook de inzet van vrijwilligers erg goed van toepassing zou zijn. 

• Terugkoppeling College te Ermelo (door de Voorzitter). 

De voorzitter heeft een productief gesprek gehad met personen van het college. Er zijn bijvoorbeeld sport activiteiten waarbij de leerlingen hun inzet kunnen tonen voor de stichting doormiddel van sponsorlopen. 

• Voorlichtingen geven na de zomer op scholen en andere locaties. 

Hiervoor maakt de penningmeester ook een plan maar dit zal ook na de vakantie worden opgepakt. 

• Bespreken sponsoring nieuw project Oeganda. 

Alle leden van het bestuur zijn er mee eens dat dit project de steun meer dan waard is. De inzet en toewijding van de contactpersonen in Uganda is bewonderingswaardig en zij kunnen de steun goed inzetten. 

​

Vaststellen volgende vergadering 

De volgende vergadering zal op 12 September 2021 plaatsvinden. 

Afsluiting 

​

Tiende vergadering:

Datum: 12 september 2021  

Locatie: Medialoods, Nijkerk  

 

 Aanwezig:  

Jonathan Floor, penningmeester   

Martijn Schoonhoven, voorzitter   

Ayla van der Pols, secretaris   

 

Welkom en opening.  

De vergadering wordt geopend door de voorzitter met een kort welkom 

en een evaluatie van de reis naar Kenia van de penningmeester. (zie extra bijlage) 

 

Vaststellen van agendapunten.  

De agenda is goedgekeurd 

 

Bespreken notulen 13 Juni 2021.  

Notulen zijn goedgekeurd. 

• Vergaderpunten.  

• Financieel overzicht van de uitgaven in Kenia  

• Zie extra bijlage 

• Financieel overzicht van de stichting. 

• Zie extra bijlage 

• Hoe gaat de ondersteuning van het project in Uganda.  

Vanuit de stichting is een bedrag overgemaakt zodat deze mensen zelf kunnen bouwen, tuinieren e.d. 

Deze mensen nemen veel zelf initiatief. Dit project zal sporadisch worden gesteund. 

• Ondersteunen 2e tehuis in Kenia.  

• Binnen de stichting is overlegd dat het financieel mogelijk is om het 2e tehuis te steunen. Het verblijf is slechter maar het onderwijs is beter. Dit tehuis zal de komende 4 maanden met 100,- euro gesteund worden. 

• Hoe verder met watervoorzieningen in Kenia.  

De put bij het tehuis is verder uitgegraven en is voorlopig genoeg voor de watervoorziening. 

• Promotie en boekentafel FC.  

• De penningmeester gaat dit met de voorgangster van FC oppakken die over de organisatie van de boekentafel gaat. 

• De penningmeester maakt een leuk filmpje van de reis naar Kenia als promotie materiaal. evt. iemand vragen voor hulp. 

• Vrijwilligers zoeken voor de stichting.  

Dit is een punt wat meer tijd gaat innemen en daar nemen we tot eind December voor. 

• 2e pas opzeggen Rabobank.  

De penningmeester moet daar nog even achteraan om het hele proces helemaal af te sluiten. Hierbij is de evt. samenwerking met project Nehemia hierbij uitgesloten. 

• Jaarverslag en verslag van reis naar Kenia op de website.  

Dit pakt de penningmeester de komende tijd even op. 

• Sponsoring / bedrukkingsapparaat 

• Na overleg met derden gaat bedrukken e.d. te veel energie kosten om zelf uit te voeren. Het is makkelijker pakketjes te maken met bekers en broodtrommels bijv. met het C4C logo erop en daar een marge op vragen. 

Zo kunnen er bijv. sleutelhangers en andere kleinere producten genomen worden en ook als klein promotie materiaal verkocht worden. 

De penningmeester gaat meer opzoek naar mogelijkheden binnen een eigen bedrijf en zo op deze manier meer voor de stichting te kunnen betekenen. 

Ook is de sponsoren bedanken die al financieel steunen heel belangrijk, bijv. met een BBQ of een klein bedankje in de vorm van een cadeautje. Of de kinderen in Kenia een liedje laten zingen speciaal voor de sponsoren. 

• Scholen die helpen. 

Eerst gaat de focus naar de social media en promotie. 

• Rondvraag  

• Een kleine evaluatie naar de emotionele en geestelijke gesteldheid van de penningmeester na de reis naar Kenia. 

Een goed punt wat naar boven komt is de volgende keer niet alleen meer alleen gaan. 

• Wat gaan we doen met de shirts van de goal ball? Gaan we het verzenden of meegeven aan degene die de volgende keer naar Kenia gaat. Dit zal de komende tijd even uitgezocht worden. 

• Volgende datum vergadering vastzetten  

• Volgende vergadering gaat plaatsvinden op 14 november. 

• De datum voor de overdracht van de shirts van de goal ball naar de stichting. 13 oktober wordt de overdracht. 

• Afsluiting  

​

Elfde vergadering:

Nijkerk, 14 nov 2021 

Notulen Stichting  

Christians For Children 

​

Aanwezig: 

Jonathan Floor, penningmeester  

Martijn Schoonhoven, voorzitter  

Ayla van der Pols, secretaris  

 

Opening 

De opening wordt geleid door de voorzitter met een welkom. 

 

Vaststellen van de agenda. 

Bij de bestaande agenda worden nog extra punten toegevoegd, hierna wordt de  

agenda  goedgekeurd. 

 

Vaststellen notulen 12 sept 2021. 

De notulen zijn gecontroleerd en goedgekeurd. 

 

Ingekomen stukken 

• Evaluatie van de reis naar Kenia. 

 

Mededelingen. 

• De penningmeester deelt de in en uitgaven van de rekening. 

Ook maken steeds meer mensen gebruik van de stichting om geld over te maken i.v.m. de ANBI status. 

• Nu worden vanuit de stichting kinderen gesponsord met schoolgeld. Het verlangen is hier vaste en zeker meer sponsoren voor te vinden zodat de stichting zich meer kan richten op het verbeteren van onderdak e.d. 

Vergaderpunten. 

• Actie punten van afgelopen vergadering bespreken.  

Penningmeester:. 

• 2e Bankpas opzeggen. 

Handig om op te zeggen in deze komende weken. 

• Promo filmpje maken.  is een punt met urgentie   

• Visitekaartjes en flyers regelen.  Is een punt met urgentie  

De deadline voor deze actie wordt 10 dec. 

• Corrigeren van de notulen en verslagen.   

De deadline voor dit punt is eind December. 

• Documenten ondertekenen vrijwillige bijdrage.   

Dit wordt meteen per plekke gedaan. Elk betuurslid heeft nu een document. 

Ook worden voortaan de kilometervergoedingen bijgehouden en uitgekeerd door de stichting aan de bestuursleden. 

• Overleggen met de voorgangster van Family Church over promotie bij de boekentafel. 

De penningmeester gaat dit even oppakken. Ook is misschien de optie dat mensen hun tienden kunnen geven doormiddel van een machtigingskaart, zo kunnen ze i.p.v. hun tienden altijd in de grote pot van FC te doen, gericht kunnen geven. 

Deze mededeling zou meegenomen kunnen worden bij de Host taak in de kerk, even overleggen met kernteam. 

Ook is het handig de flessenactie weer onder aandacht te brengen. 

• Website check uitzoeken: bijkomende kosten e.d.  

De check is uitgevoerd: optimaal voor mobiel gebruik, verbonden aan de socials, enz. Er zijn verbeterpunten die door de penningmeester de komende tijd zullen worden opgepakt. 

• Kinderen uit het tehuis met foto op  website zetten : sponsor een kind.  

Dit wordt door de penningmeester de komende tijd even opgepakt, hiervoor moet een extra tool bijkomen voor op de website. 

Dit wordt voor 3 december geregeld. 

• Pakketten maken : schoolgeld sponsoren, schoolkostuum sponsoren, eten voor een week enz  

Hiervoor geld het zelfde als voor het vorige actiepunt, dit wordt zo snel mogelijk door de penningmeester opgepakt. 

• Voor de komende 4 maanden 100,- euro overmaken naar Simon en David. 

In hoeverre kan het tehuis in Kenia zich inmiddels weer meer zelf redden, i.p.v. blijvend gebruik te maken van de noodactie die we vorig jaar hebben opgezet.  

• Het werven van vrijwilligers. 

De voorzitter heeft een persoon gevonden, de rest van de mensen heeft nog geen concreet antwoord gegeven. 

De penningmeester zal dit het komend jaar oppakken in de Family Church. Met name bij de kids. 

 

Vaststellen volgende vergadering 

De volgende vergadering zal op 16 januari 2022 plaatsvinden. 

 

Afsluiting 

​

​

​

​